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Progiciel de Gestion de la Clientèle
Une solution complète avec 17 fonctionnalités puissantes en temps réel
Gd’Or se caractérise par ses fonctionnalités avancées, son interactivité et sa gestion en temps réel.
Ce module couvre l’ensemble du cycle de vie du client, de l’abonnement jusqu’au recouvrement.
Fonctionnalités principales
Vue du système
1. TRAVAUX / BRANCHEMENTS
- Gérer les tarifs au forfait pour tout type de prestation...
- Gérer les nomenclatures de pièces et leurs tarifs
- Gérer les assemblages et leurs tarifs
- Contrôler les possibilités de branchement sur un secteur donné
- Etablir des devis type
- Etablir des devis simples ou composites
- Permettre la saisie de remise
- Imprimer les devis et factures
- Afficher les disponibilités de matériels
- Echéancer le règlement des devis
- Gérer les ordres de travaux
- Suivre l’état d’avancement des travaux
- Surveiller les délais
- Gérer les droits de suite
- Mettre à jour les données
2. REALISATION
- Enregistrer toute réclamation d’un client
- Suivre l’exécution des réclamations
3. REALISATION par le client ou d’office
- Etablir la facture d’arrêt de compte
- Demande de remboursement
- Gérer les ordres de travaux
- Mettre à jour les fichiers clients
4. ABONNEMENT
- Gérer les tarifs liés à l’abonnement
- Vérifier l’état du compte client
- Saisir les caractéristiques
- Gérer les prestations particulières
- Imprimer les contrats
- Suivre les dossiers
5. GESTION DES RELEVES
- Gérer les plans de relève
- Imprimer les pages de relève avec ou sans index
- Effectuer la saisie ou la collecte manuelle, saisie ou télé relève (radio)
- Calculer la consommation
- Détecter les anomalies : par rapport à l’état de l’abonnement,
par rapport aux date de relève, par rapport aux index, par rapport aux habitudes de consommation du client
- Confirmer la consommation calculée ou estimer une consommation en sélection
- Appliquer les actions de façon automatique à partir d’une table de correction paramétrée par peigne d’anomalies
- Tenir compte des facturations estimées déductibles
- Consulter l’historique des relevés index (sans limite dans le temps, les historiques
sont fonction de la capacité de la machine utilisée)
- Gérer les plans de tournée par releveur
- Consulter l’historique des consommations
- Consulter l’historique des index facturés
- Imprimer les bordereaux de relève par plan de tournée ou par releveur
6. FACTURATION
Facturation périodique sur relevé (à la quinzaine, mensuelle, bimestrielle)
- Permettre la facturation des clients individuels ou des clients regroupés
- Gérer tout type de tarif par tranche et leur historique
- Valoriser les consommations après saisie des relevés d’index
- Calculer les frais de retard de paiement
-
Imprimer des factures individuelles avec mention
du montant des impayés et des frais de retard de paiement
- Imprimer les bordereaux de facturation
- Mettre à jour les comptes individuels des payeurs
- Imprimer les relevés de factures des clients regroupés
- Gérer les demandes de prélèvement (domiciliation client, précompte sur salaire…)
- Déterminer l’eau ou l’électricité en compteur (cut-off)
Facturation périodique
- Saisir les avoirs de consommation et les factures complémentaires
- Saisir les factures corrigées de consommation
- Saisir les factures libres de consommation
- Saisir les factures de consommation anticipée
- Saisir les factures/avoirs divers (changement de compteur, cession
de matériel, fraude, pénalité, frais divers…)
7. ENCAISSEMENT
- Gérer les caissiers, leur affectation à une caisse et à un poste
- Gérer l’ouverture et la fermeture de la caisse
- Saisir les mouvements de caisse pour des abonnés
ou des clients non abonnés
- Saisir les règlements des factures en totalité ou partiellement
(plusieurs modes de règlement : espèces, chèques, virement, mandat,
domiciliation, chèque tournant, compensation, prélèvement sur salaire…)
- Faciliter les compensations client par l’affectation du montant à
compenser sur une ou plusieurs factures
- Gérer les pertes et profits
- Prendre en compte les dispenses ou les retenues de TVA à la source
- Saisir les décaissements / remboursements immédiats ou conditionnels
- Saisir les versements anticipés
- Gérer l’appoint de monnaie
- Permettre l’encaissement global des factures de plusieurs clients
- Ajuster le montant du reçu par rapport au disponible du client
- Imprimer les reçus avec contrôle de la séquence des numéros
- Imprimer les journaux de caisse sécurisés
- Intégrer les encaissements effectués par un tiers (Banque ou autres)
- Saisir les versements d’espèces et de chèques en banque,
ainsi que les justificatifs des autres opérations d’encaissement
ou de décaissement
- Gérer le billetage, les versements en banque, les transferts inter-caisses
- Effectuer l’arrêt de caisse
- Effectuer les interventions de caisse en cas d’erreur du caissier
- Saisir les impayés chèques ou domiciliations en tenant compte des
frais d’impayé et des frais de coupure
- Imprimer tous les états de caisse : journaux, état de suivi
de caisse (solde initial, mouvements, solde final) sur une période
- Gérer les encaissements différés ou hors site
- Gérer l’historique des rendus de monnaie
8. SUIVI DES CLIENTS
- Consulter le compte d’un payeur individuel ou regroupé
ou simplement le détail des factures dues
- Consulter le compte à date du client avec possibilité de sélection
- Préparer les apurements volumineux
- Surveiller les fraudeurs et les pertes non techniques
- Imprimer les états d’impayés
- Gérer les remboursements
- Gérer les avances de fonds et les avances sur consommation
- Gérer les paiements anticipés
- Gérer les moratoires pour l’échéancement d’une dette
- Gérer les transferts de compte à compte
- Gérer les retours de chèques ou de domiciliations impayés
- Consolider les comptes de plusieurs payeurs (supra mémoires)
9. ACTIONS DE RECOUVREMENT
- Établir les propositions de coupure
- Imprimer les ordres de relance
- Sélectionner les clients à couper
- Gérer dynamiquement les ordres de coupure, de dépose, de rétablissement,
de repose, de résiliation d’office en tenant compte des paiements
des clients et du niveau d'exécution des ordres de travaux
- Imprimer l’état des sommes encaissées à l’issue d’une campagne de recouvrement
10. EXPLOITATION
- Suivre toutes les interventions (pose, dépose de compteurs
suite à une souscription ou à une résiliation)
- Suivre les interventions de coupure, dépose, suite au non-paiement
de facture puis suivre les interventions de remise ou repose suite
au paiement des factures
- Suivre les diverses autres interventions : visite, installation de branchement,
contrôle des compteurs
- Gérer les étalonnages
- Gérer les plans de tournée pour optimiser le travail des releveurs et coupeurs
- Gérer le parc compteur et les mouvements de compteurs
- Gérer les compteurs (simple, actif, réactif, maxi graphe) et l’historique
de leurs mouvements
- Pyramide des âges
- Lisser les dates limite de règlement automatiquement
- Envoyer des messages préétablis modifiables
11. ANALYTIQUE / STATISTIQUE
- Système d’information du management (SIM)
- SIM GA : fournit des tableaux d’indicateurs permettant d’analyser
l’activité Gestion Clientèle sur trois niveaux : centre, département
et global. Il fournit le prix moyen de vente de l’unité m³ ou kW et
permet de suivre dynamiquement les taux de recouvrement par catégorie
de client sur trois niveaux
- Nombreux états de contrôle (contrôle de la saisie, de la facturation,
de la mise en encaissement, du recouvrement…)
- Nombreux outils d’audit et dispositifs anti-fraude
- Gd’Or permet de justifier et rapprocher directement les chiffres
comptables et commerciaux
- Gd’Or dispose d’états standards, mais il est possible de paramétrer
vos propres listes ou états à partir des informations de la base
de données relatives aux abonnés de facturation et d’encaissement
- Gd’Or permet les consolidations pour pré-comptabilisation ou en
vue d’une utilisation personnalisée par un logiciel de type tableur
ou traitement de texte
- Système d’infocentre consultable à la demande
- Tableaux permettant l’analyse de la clientèle selon trois niveaux
- Prix moyen de vente selon différents axes d’interrogation
- Taux de recouvrement selon plusieurs niveaux de consultation
- Taux d’encaissement selon plusieurs niveaux de consultation
- Nombreux états récapitulatifs
12. DIVERS
- Migration de l’existant Gd’Or vers Gd’Or
- Recodification d’abonné
- Transfert d’abonné d’une agence vers une autre agence
- Procédures d’encaissement et de relève déployées sur des ordinateurs
répartis (cas des petits centres surtout)
- Gestion des courriers et adresses pour interface avec Word
- Interfaçage automatique des ventes et des encaissements avec le progiciel
de gestion
- Intégration de Gd’Or avec d’autres logiciels de comptabilité, paie ou gestion
de stock
- Possibilité d’interfaçage avec un système d’information géographique (SIG)
ou avec un terminal portable
- Possibilité d’interfaçage avec un système de gestion de prépaiements
(par import-export)
- Gd’Or facilite largement la gestion des litiges, le suivi du recouvrement
et des contentieux grâce aux multiples possibilités de consultation des
historiques et des fonctions de recherche
- Gd’Or facilite la récapitulation de l’existant (Unisys, Bull et divers)
- La structure modulaire de Gd’Or permet de s’adapter à tout type de fonctionnement
(centralisé, décentralisé, réparti) et d’évoluer simplement vers l’un ou l’autre
- Multi-langue (français, anglais)
13. SECURITE
- Système de jalonnement
- Séquencement et surveillance des tâches
- Confidentialité des informations
- Autorisations d’accès selon trois niveaux hiérarchiques
- Profils individualisés par fonction
14. INTEGRATION
- Bordereaux détaillés des mouvements
- Intégration directe avec le stock (disponibilité de matériel,
réservation de matériel, etc.)
- Intégration directe avec la paie (quotas de consommation
par les agents, etc.)
- Intégration directe avec la comptabilité (mise à jour automatique
des journaux comptables selon les schémas d’écriture définis pour
chaque type de pièce géré par la gestion clientèle)
- État de rapprochement permettant le contrôle des données intégrées
- Balance âgée à date
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